Numer GLN (Global Location Number) — co to jest i kiedy go używać

Numer GLN (Global Location Number) to międzynarodowy, jednoznaczny identyfikator lokalizacji nadawany przez organizację GS1. Składa się z 13 cyfr i służy do precyzyjnego oznaczania firm, oddziałów, magazynów, punktów dostawczych, biur księgowych czy stanowisk obsługi klienta. W kontekście fakturowania i elektronicznej wymiany dokumentów (EDI, PEPPOL, UBL) numer GLN przyspiesza przetwarzanie dokumentów i redukuje błędy.

Co to jest GLN i dlaczego warto go stosować?

GLN (Global Location Number) to uniwersalny identyfikator lokalizacji wykorzystywany w łańcuchu dostaw, handlu i księgowości. Wprowadzenie numeru GLN wspiera automatyzację procesów i poprawia jakość danych w systemach ERP oraz platformach B2B.

Korzyści z używania numeru GLN

• Jednoznaczna identyfikacja: eliminuje nieporozumienia wynikające z podobnych nazw i adresów.
• Redukcja błędów: zmniejsza ryzyko pomyłek przy księgowaniu i dostawach.
• Integracja z systemami ERP: ułatwia synchronizację danych między partnerami handlowymi.
• Wsparcie w handlu międzynarodowym: standard GLN jest rozpoznawany globalnie.

GLN a inne identyfikatory (NIP, REGON, VAT UE)

GLN nie zastępuje krajowych identyfikatorów takich jak NIP czy REGON — je uzupełnia. W transakcjach wewnątrzwspólnotowych nadal obowiązuje numer identyfikacji VAT (VAT UE), natomiast GLN pełni rolę identyfikatora lokalizacji w systemach elektronicznych.

• NIP / REGON: identyfikatory podatkowe i rejestrowe w Polsce.
• VAT UE: używany przy transakcjach międzynarodowych wewnątrz UE.

Jak uzyskać numer GLN?

1. Skontaktuj się z lokalną organizacją GS1
2. Przejdź proces rejestracji i opłać przydział numerów (opłata rejestracyjna oraz roczne koszty utrzymania).
3. Przydziel nadane numery GLN do konkretnych lokalizacji i jednostek organizacyjnych w firmie.

Czy numer GLN jest obowiązkowy?

Numer GLN nie jest obowiązkowy przy standardowej fakturze w Polsce — tam nadal kluczowy jest NIP. Jednak GLN staje się coraz powszechniejszy w elektronicznej wymianie danych i w łańcuchu dostaw, gdzie jednoznaczność identyfikacji i automatyzacja przynoszą wymierne korzyści.

Jak używać GLN w Fakturypro

W programie Fakturypro możesz łatwo dodać i wykorzystywać numery GLN, by usprawnić fakturowanie i integracje z partnerami:

• W ustawieniach firmy przejdź do Dane firmy / Inne i wpisz swój numer GLN.
• W kartotekach kontrahentów dodaj ich numer GLN, aby automatycznie używać go przy wystawianiu faktur.

Najlepsze praktyki przy stosowaniu GLN

• Przyporządkuj oddzielne GLN dla kluczowych lokalizacji: magazyny, oddziały, centra dystrybucji.
• Utrzymuj aktualność danych GLN  w programie fakturującym.
• Stosuj GLN w dokumentach elektronicznych, by przyspieszyć automatyczne przetwarzanie faktur.

Podsumowanie

Numer GLN (Global Location Number) to uniwersalny identyfikator lokalizacji, który usprawnia komunikację, automatyzuje procesy fakturowania i redukuje błędy w rozliczeniach. Dla firm korzystających z elektronicznej wymiany dokumentów, integracji ERP oraz działań międzynarodowych, wdrożenie GLN przynosi realne korzyści. W programie Fakturypro możesz szybko dodać GLN i wykorzystać go w codziennym fakturowaniu oraz integracjach z partnerami.